कार्यालयी हिंदी 3 : सूचना, अनुस्मारक, अधिसूचना, कार्यालयादेश

सूचना

यह किसी व्यक्ति, संस्था, समूह या एकाधिक समूहों तक कोई बात पहुँचाने के लिए निकाला जाने वाला पत्र है। सूचना का स्वरूप इस प्रकार होता है -

.....................को सूचित किया जाता है कि .................................। सभी (सूचित व्यक्ति/समूह) ....................................... सुनिश्चित करें/उपस्थित हों/तत्संबंधी कार्य करें।

उदाहरण- 

अनुस्मारक

जब किसी कार्यालय या पदाधिकारी को कोई पत्र दिया गया हो किंतु अपेक्षित समयावधि बीत जाने के बावजूद कोई कार्यवाही नहीं की गई हो तो अनुस्मारक पत्र दिया जाता है। इसमें भूतपूर्व पत्र के संदर्भ के साथ कार्यवाही अविलंब संपन्न करने की बात की जाती है।

उदाहरण- 

अधिसूचना

किसी बड़े वर्ग तक कोई बात पहुँचाने के लिए निकाला जाने वाला पत्र ‘अधिसूचना’ है।

उदाहरण- 

कार्यालयादेश

कार्यालयी कार्यों को संपन्न करने या किसी कार्यालयी प्रक्रिया को पूर्ण करने के संदर्भ में संबंधित व्यक्ति या समूह को संबोधित करते हुए कार्यालयादेश निकाले जाते हैं-

उदाहरण- 

कार्यालयी हिंदी-2 : टिप्पण

2.1 टिप्पण का अर्थ-

·      टीका या व्याख्या।

·      किसी प्रसंग या मामले की व्याख्या या विवरण।

·      अंग्रेजी- Noting, Comment, Annotation.

·      परिभाषा-

टिप्पणियाँ वे बातें हैं जो विचाराधीन कागजों के बारे में इसलिए लिखी जाती हैं कि मामले को निपटाने में सुविधा हो।

Notes are the written remarks recorded on a paper under consideration to facilitate its disposal.

कार्यालयी पद्धति (भारत सरकार)

अतः टिप्पण को परिभाषित करते हुए कहा जा सकता है कि किसी मामले को अधिकारी के सम्मुख विचारार्थ प्रस्तुत करने लिए लिपिक या सहायक द्वारा लिखा गया व्यवस्थित और संक्षिप्त पाठ टिप्पण है। टिप्पण के आधार पर ही निर्णय किया जाता है। अतः टिप्पण या ‘कार्यालयी टिप्पणी’ कामकाज के समुचित परिचालन का सशक्त माध्यम है।

टिप्पण लेखन के उद्देश्य-

·      किसी नए मसौदे का प्रारूप तय करना।

·      संक्षिप्त रूप में किसी मामले को प्रस्तुत करना।

·      किसी पत्र, आवेदन, मसौदे आदि का सारांश प्रस्तुत करना।

·      किसी फाइल पर नोट प्रस्तुत करना।

टिप्पण के प्रकार

सामान्य टिप्पण

स्वतः स्पष्ट टिप्पण

विभागीय टिप्पण

नेमी-कार्यालय टिप्पण

कार्यालयी हिंदी-1 : पत्राचार

 सरकारी कार्यालयों में विभिन्न कार्यों के लिए दिए जाने वाले पत्र इसके अंतर्गत आते हैं। इसके अंतर्गत निम्नलिखित पत्राचार देखे जा सकते हैं-

(क ) आवेदन-पत्र/प्रार्थना-पत्र

इसके अंतर्गत वे पत्र आते हैं जो कर्मचारी द्वारा नियोजनकर्ता को लिखे जाते हैं।

आवेदन-पत्र/प्रार्थना-पत्र के उद्देश्य

   ·      व्यक्तिगत छुट्टी

   ·      विभागीय कार्य

   ·      विशेष प्रयोजन आदि

आवेदन-पत्र/प्रार्थना-पत्र का प्रारूप

सेवा में,

      .................

      .................

विषय : ....................

महोदय,

निवेदन है कि मैं .................. .................... .................... .................... .................... ............................ .................... ....................

अतः आपसे अनुरोध है कि ..................... .................... .................... .................... .....................

सधन्यवाद।

दिनांक :                                                                                          हस्ताक्षर

(नाम)

उदाहरण-

सेवा में,

      विभागाध्यक्ष, भाषाविज्ञान एवं भाषा प्रौद्योगिकी विभाग

      म.गा.अं.हिं.वि., वर्धा

विषय : अवकाश के संदर्भ में

महोदय,

निवेदन है कि मैं प्रार्थी (अरुण कुमार) बी.ए. तृतीय छमाही का विद्यार्थी हूँ। मुझे आकस्मिक कार्य के कारण दिनांक 10 से 12 सितंबर 2018 को घर जाना पड़ रहा है।

अतः आपसे अनुरोध है कि मुझे तीन दिनों का अवकाश प्रदान करने का कष्ट करें।/की कृपा करें।

सधन्यवाद।

दिनांक : 09-09-2018                                                                      हस्ताक्षर

(नाम)

(ख) सरकारी पत्र

इसके अंतर्गत वे पत्र आते हैं जो सरकारी कार्यालयों अथवा मंत्रालय और सरकारी कार्यालयों के बीच किए जाते हैं।

सरकारी पत्र का प्रारूप

पत्रांक ........

भारत सरकार

राजभाषा विभाग

नई दिल्ली, दिनांक :

प्रेषक

..................

...................

सेवा में,

      .................

      .................

विषय : ....................

महोदय,

निवेदन है कि मैं .................. .................... .................... .................... .................... ............................ .................... ....................

अतः आपसे अनुरोध है कि ..................... .................... .................... .................... .....................

सधन्यवाद।

                                                                                                     हस्ताक्षर

(नाम/पदनाम)

प्रतिलिपि-

...............

PENN टैगसेट

यह टैगसेट पेंसिल्वेनिया विश्वविद्यालय द्वारा तैयार किए गए पेन्न ट्रीबैंक का टैगसेट है, जो विश्वप्रसिद्ध है। पूरा ट्रीबैंक इस लिंक पर देखा जा सकता है-

इसकी टैगसूची निम्नलिखित है-

क्र.सं.	टैग	विवरण
1.	CC	Coordinating conjunction
2.	CD	Cardinal number
3.	DT	Determiner
4.	EX	Existential there
5.	FW	Foreign word
6.	IN	Preposition or subordinating conjunction
7.	JJ	Adjective
8.	JJR	Adjective, comparative
9.	JJS	Adjective, superlative
10.	LS	List item marker
11.	MD	Modal
12.	NN	Noun, singular or mass
13.	NNS	Noun, plural
14.	NNP	Proper noun, singular
15.	NNPS	Proper noun, plural
16.	PDT	Predeterminer
17.	POS	Possessive ending
18.	PRP	Personal pronoun
19.	PRP$	Possessive pronoun
20.	RB	Adverb
21.	RBR	Adverb, comparative
22.	RBS	Adverb, superlative
23.	RP	Particle
24.	SYM	Symbol
25.	TO	to
26.	UH	Interjection
27.	VB	Verb, base form
28.	VBD	Verb, past tense
29.	VBG	Verb, gerund or present participle
30.	VBN	Verb, past participle
31.	VBP	Verb, non-3rd person singular present
32.	VBZ	Verb, 3rd person singular present
33.	WDT	Wh-determiner
34.	WP	Wh-pronoun
35.	WP$	Possessive wh-pronoun
36.	WRB	Wh-adverb

संदर्भ-

https://www.ling.upenn.edu/courses/Fall_2003/ling001/penn_treebank_pos.html